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Alle zusätzlichen Verpflegungskosten werden Ihnen grundsätzlich steuerfrei erstattet. Der Gesetzgeber sieht vor, dass Sie für jeden Tag Ihrer Geschäftsreise einen bestimmten Betrag steuerfrei erhalten, um die Kosten für Mahlzeiten unterwegs zu kompensieren. Ob Sie diesen Betrag von Ihrem Arbeitgeber steuerfrei erhalten oder nicht, ist steuerlich unerheblich. Die Kilometerpauschalen und Tagessätze sind im Einkommensteuergesetz (EStG) gesetzlich geregelt und können von Kalenderjahr zu Kalenderjahr variieren.
- Reisekosten für Kongresse sind abzugsfähig, wenn Sie nachweisen können, dass Ihre Teilnahme Ihrer Branche oder Ihrem Unternehmen zugute kommt.
- Ob Hotelrechnungen, Kilometerpauschalen oder Parkquittungen – alles wird digital erfasst und direkt Kostenstellen und Sachkonten zugeordnet.
- Wer auf einer Geschäftsreise außer Haus übernachten muss, kann diese Kosten geltend machen.
Die Prämie gewährt einen Bonus von 14 % auf die bereits erhöhte Pendlerpauschale ab dem 21. Kilometer einfacher Fahrt zur Arbeit und die Bemessungsgrundlage der Prämie richtet sich nach der Differenz zwischen Ihrem steuerpflichtigen Jahreseinkommen und dem Grundfreibetrag. Wie bereits erwähnt, gelten die Kategorien für Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im In- und Ausland gleichermaßen. Allerdings können sich die Erstattungssätze je nach Land erheblich unterscheiden.
Grundsätzlich müssen Sie ein Fahrtenbuch führen, wenn Sie Fahrtkosten mit Ihrem Privatfahrzeug als Fahrtkosten geltend machen wollen. Die Reisekostenabrechnung muss vom jeweiligen Mitarbeiter unterschrieben werden. Darüber hinaus sind sämtliche Belege über die entstandenen Kosten beizufügen. Liegen keine Belege mehr vor, kann in Ausnahmefällen ein sogenannter „Eigenbeleg“ hinzugefügt werden. Für die Erstellung einer Reisekostenabrechnung gibt es keine formellen Anforderungen.
Für Mitarbeiter in deutschen Unternehmen gelten feste Tagessätze zur Deckung der Reisekosten. Diese werden von der Regierung festgelegt, was theoretisch die Effizienz erhöht. Unternehmen müssen keine eigenen Richtlinien erstellen – sie befolgen einfach die Regeln. Damit sich diese Option steuerlich lohnt, müssen die Reisekosten die Werbekostenpauschale von 1.000 Euro pro Jahr übersteigen. In der Praxis verliert man bei der manuellen Auflistung der Reisekosten leicht den Überblick.
Viele Mitarbeiter übersehen wichtige Punkte oder vergessen beispielsweise, die anfallenden Reisekosten zu erfassen. Der einzelne Steuerzahler muss sich nicht länger um die Führung von Aufzeichnungen über nicht erstattete Reisekosten kümmern. Sie sind für Privatpersonen nicht mehr steuerlich absetzbar, zumindest bis 2025, wenn die Bestimmungen des jüngsten Steuerreformpakets auslaufen oder verlängert werden. Unabhängig davon, ob Sie als Arbeitnehmer eine Erstattung von Ihrem Arbeitgeber beantragen oder als Unternehmer einen Steuerabzug beantragen, müssen Sie sich darauf vorbereiten, Ihre Ausgaben nachzuweisen. Führen Sie ein laufendes Protokoll über Ihre Ausgaben und bewahren Sie die Belege als Sicherungskopie auf.
Wie Budgetieren Sie Ihre Reisekosten?
Es ist wichtig, alle Rechnungen und Belege für die angefallenen Ausgaben zu sammeln. Unter Reisekosten versteht man die Kosten, die einem Mitarbeiter durch Reisen zu beruflichen Aktivitäten außerhalb seines üblichen Arbeitsplatzes entstehen. Mit dem individuellen Kilometertarif können alle mit dem Fahrzeug verbundenen Kosten berücksichtigt werden.
Der Lebensunterhalt umfasst Mahlzeiten und alle anderen notwendigen Reisekosten, zum Beispiel Parkgebühren, Mautgebühren, Staugebühren oder geschäftliche Telefongespräche. Als Arbeitgeber, der die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter übernimmt, haben Sie bestimmte Steuer-, Sozialversicherungs- und Meldepflichten. Im Allgemeinen ist Ihr steuerlicher Wohnsitz die gesamte Stadt oder das gesamte Gebiet, in dem sich Ihr Hauptgeschäfts- oder Arbeitsplatz befindet, unabhängig davon, wo Sie Ihren Familienwohnsitz unterhalten.
Was Ist Überhaupt Eine Geschäftsreise?
Jeder Arbeitsauftrag, der länger als Reisekostenrichtlinie ein Jahr dauert, gilt als unbefristet. Grundsätzlich sollte der persönliche Beleg jedoch immer die Ausnahme sein. Mit der Circula Reisekosten-App haben Sie Ihre Rechnungen und Belege immer zur Hand und minimieren das Risiko, einen eigenen Beleg ausstellen zu müssen.
Allerdings gibt es Fälle, in denen der Arbeitgeber die entstehenden Kosten nicht übernimmt. Wenn die Auswärtstätigkeit näher an der eigenen Wohnung liegt als der erste Arbeitsplatz. Arbeitnehmer haben in diesem Fall die Möglichkeit, Reisekosten von der Einkommensteuer abzuziehen und als Werbungskosten geltend zu machen. Hierzu sind alle im Zusammenhang mit der Reise anfallenden Belege und Rechnungen an das zuständige Finanzamt zu übermitteln.
Wenn Sie im Rahmen von Begutachtungen zu einer Anhörung anreisen, beachten Sie bitte die im Einladungsschreiben dargelegten Erstattungsmodalitäten. Wundertax bietet einen speziellen Online-Service an, der es unseren Kunden ermöglicht, ihre Steuererklärung einfach und ohne Vorkenntnisse selbst einzureichen. Diese fallen unter die unten aufgeführten Festsätze und sollten nicht separat geltend gemacht werden. 30 Minuten Zeit und erarbeiten gemeinsam mit Ihnen Potenziale für Ihr Unternehmen. Bitte beachten Sie, dass dieses Dokument weniger als 6 Monate alt sein muss. Es muss ein lesbarer Bankstempel vorhanden sein oder eine Kopie eines Kontoauszugs beigefügt sein, auf dem der Name der Bank, Sie als Kontoinhaber und die IBAN-Nummer deutlich aufgeführt sind.
Sicherlich sind die Geschäftsmaterialien und die Ausrüstung, die für die Erledigung der Arbeit außer Haus erforderlich sind, angemessen. Taxis oder Ubers, die während der Geschäftsreise genutzt werden, sind angemessen. Beispielsweise können Organisationen eine einzeilige Beschreibung des Grundes für die Geschäftsreise verlangen.
Dies gilt auch dann, wenn die Boardinggebühren in den erstattungsfähigen Reisekosten, Übernachtungspauschalen oder Zusatzaufwendungen (z. B. Verpflegung während eines Fluges) enthalten sind. Grundsätzlich geht man davon aus, dass Mahlzeiten auf Geschäftsreisen mehr kosten als am Arbeitsplatz. Wer sich auf einer Dienstreise befindet, kann bis zu 28 Euro pro Tag als Verpflegungsmehraufwand lohnsteuerfrei erstattet bekommen. Grundsätzlich werden alle Kosten berücksichtigt, die für die Hinfahrt zum Zielort, Fahrten am Zielort und die Rückfahrt anfallen.
Die Reisekostensoftware von Circula nimmt Ihnen diese Arbeit ab und erleichtert die Abrechnung der Reisekosten für Geschäftsreisen ins Ausland erheblich. Als Grundlage für die Berechnung der zu erstattenden Beträge dienen finway die steuerfreien Pauschalen für Tagespauschale und Kilometerpauschale. Diese Reise muss über Nacht erfolgen und mehr als 100 Meilen von Ihrem Zuhause entfernt sein.
Geben Sie einfach die Reisedetails und die entsprechenden Pauschalen ein und die zusätzlichen Kosten für den Aufenthalt werden automatisch nach Dauer, Stadt und Land ermittelt. Auch Reisen mit mehreren Zielen können problemlos in finway abgewickelt werden. Bei mehrtägigen Reisen, für die Abreise- und Rückreisetage, sofern der Reisende über eine außerhäusliche Unterkunft verfügt, jeweils 80 % der in der Aufstellung genannten Beträge.
Einzelne Arbeitnehmer können nicht erstattete Betriebsausgaben nicht mehr abziehen. Dieser Abzug war einer von vielen, die durch den Tax Cuts and Jobs Act von 2017 abgeschafft wurden. Wenn Sie einen individuellen Kilometertarif anwenden möchten, können Sie in Spesenfuchs für jeden Mitarbeiter einen individuellen Tarif hinterlegen. Bei Tagesfahrten und Abwesenheit von mehr als 8 Stunden 80 % der in der Liste aufgeführten Beträge. Die Höhe des Auslandstagegeldes pro Kalendertag bei 24-stündiger Abwesenheit entnehmen Sie bitte der Tagespauschale. Reisekosten für Kongresse sind abzugsfähig, wenn Sie nachweisen können, dass Ihre Teilnahme Ihrer Branche oder Ihrem Unternehmen zugute kommt.
Ebenso wie beim Frühstück muss, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer (oder Sie als Selbstständiger) im beruflichen Rahmen eine Mahlzeit verordnet, ein bestimmter Betrag von den Verpflegungsmehrkosten abgezogen werden. Dies ist sinnvoll, da in diesem Fall kein zusätzlicher Aufwand für die Verpflegung anfällt – für das Essen wurde gesorgt. Für das Mittag- oder Abendessen werden pro 24 Stunden Abwesenheit 40 % des Tagegeldes abgezogen.
Wenn es sich um eine bequemere und schnellere Strecke handelt (aufgrund der kürzeren Strecke mit starkem Verkehr usw.). Die Übernachtungspauschale beträgt 20 € – zu verwenden für die Unterkunft. In der Realität wird die Unterbringung in der Regel vollständig vom Arbeitgeber übernommen, sodass reisende Arbeitnehmer diese Kosten nicht geltend machen müssen. Aber in Fällen, in denen die Kosten für die Unterbringung nicht abgedeckt sind – zum Beispiel bei Freiberuflern – können diese Kosten in der Regel über die Einkommenssteuer geltend gemacht werden.